Le contexte : l'idée semblait pourtant pertinente...
Cécile dirige un cabinet d'une douzaine de collaborateurs dans une grande ville de province. Convaincue que la complexité croissante de la paie est facteur de développement de missions pour son cabinet, elle a créé un pôle social en centralisant toutes les paies sur deux gestionnaires de paie. Puis, elle a recruté une responsable du pôle social afin d'être en mesure de proposer des missions plus larges en matière de social et de RH.
Cette équipe était certes surdimensionnée par rapport aux besoins actuels du cabinet. Cécile le savait, mais elle était confiante car elle savait bien que les entreprises ont d’importants besoins en matière de social / RH. Cela dit, après quelques mois, les missions ne sont pas au rendez-vous et elle se demande comment elle va faire pour faire face à ces nouvelles charges non compensées par les revenus prévus
Décryptage : une action invisible ne sert à rien
Lors de la création de son pôle social, Cécile n’a pas travaillé sur le marketing et la vente de ces missions sociales. Les clients ignoraient que le cabinet était en mesure de leur proposer ces prestations. Même les collaborateurs ne savaient pas vraiment ce que le cabinet pouvait proposer en termes de missions sociales / RH. L’idée était pertinente, mais elle n’a servi à rien car elle n’est pas sortie du cabinet.
L'accompagnement de b-ready : il faut écouter, faire et...faire savoir
L’accompagnement de b-ready a permis d’insuffler au cabinet une démarche et une méthode pour créer et développer de nouvelles missions en social / RH. Car ce processus n’est pas le fruit du hasard et une idée, aussi pertinente soit-elle, nécessite un certain investissement de la part de des associés et de l’équipe.
Ainsi, il faut par exemple :
- Nommer un responsable et lui allouer du temps, définir une offre et la formaliser (site Internet, plaquette …).
- Créer des méthodes et des outils pour produire et vendre les missions.
- Désigner les intervenants, les former, les documenter.
- Fixer des objectifs et suivre le projet (indicateurs, tableau de bord…).
B-ready a proposé à Cécile la démarche suivante :
- Interroger quelques clients sur leurs besoins. Puis, à partir des retours clients, se poser les questions suivantes : quelles missions, pour quels budgets et pour quels clients ?
- Impliquer les collaborateurs dans la démarche afin qu’ils s’approprient les nouvelles missions.
- Créer des fiches missions pour les vendre et des fiches techniques pour les produire.
- Présenter l’offre et les missions en interne pour que les collaborateurs poissent en parler.
- Rédiger un courrier signé par Cécile et l’envoyer à tous les clients entrant dans la cible pour les informer de la création des nouvelles missions.
- Enrichir le site internet de cette offre de nouvelles missions.
Ecouter les clients et embarquer les collaborateurs est toujours bénéfique
Cécile, sur les conseils de b-ready, a donc pris le temps de structurer son offre, en commençant par rencontrer ses clients les plus fidèles pour échanger avec eux.
Les chefs d’entreprise ont en effet souvent du mal à exprimer leurs besoins (ils en sont même souvent incapables). Il faut donc passer du temps à les écouter pour prendre la mesure de ce que l’on pourrait leur apporter.
De plus, Cécile a fait participer les collaborateurs à la création de l’offre. Elle a constitué des petits groupes de travail au sein du cabinet pour définir une offre de nouvelles missions sur les différentes disciplines du cabinet : fiscal, social, accompagnement de gestion… Puis elle a suivi la démarche que nous lui avions recommandée pour développer progressivement ces nouvelles missions.
Effet secondaire : Cécile a organisé un challenge au sein du cabinet avec des lots à gagner. Le développement de missions d’accompagnement au sein du cabinet est ainsi devenu un objectif pour toute l’équipe et un levier de motivation des collaborateurs !
Vous souhaitez être accompagnés sur votre projet de développement de nouvelles missions ? Rendez-vous sur le formulaire ci-dessous
Le contexte : une dirigeante de cabinet souhaite développer de nouvelles missions
Valérie est convaincue, que, pour assurer le développement de son cabinet de 8 collaborateurs, elle doit élargir son champ d’intervention, notamment en proposant plus d’accompagnement à ses clients. Suite à un échange avec un confrère, elle décide d’offrir, pendant quelques mois, un tableau de bord mensuel à quelques uns de ses clients, pariant sur le fait qu’ils y prendraient goût et seraient vite « accros » !
Dès lors, tout va très vite : elle présente son idée à l’équipe, donne des éléments de langage aux collaborateurs pour en parler aux clients, fixe des objectifs et promet même une prime exceptionnelle pour les champions du tableau de bord ! À l'issue de la réunion, les collaborateurs ne sont pas du tout convaincus, mais ne savent pas comment le dire à Valérie, tant elle fait preuve d'un grand enthousiasme sur son projet.
Trois mois après, aucun collaborateur n’a envoyé le moindre tableau de bord. Valérie est dépitée. Elles ne comprend pas et organise une nouvelle réunion avec l’équipe…
Décryptage : décider ne suffit pas
Lors de cette réunion, Franck, un collaborateur confirmé, prend son courage à deux mains et explique à Valérie que, pour sa part, il n’a pas eu le temps de s’y mettre tout de suite. Et que, quand il a eu quelques minutes de calme, il n’a pas su comment faire. Soulagés, tous les autres membres de l’équipe confirment les propos de Franck.
En fait, que s’est-il passé ?
- Les tableaux de bords sont sortis du chapeau de l’associé sans prévenir.
- Les collaborateurs étaient déjà débordés et aucun temps ne leur a été dégagé pour ce projet tableaux de bord.
- Les collaborateurs n’ont pas été accompagnés et formés à cette nouvelle posture d’accompagnement.
- Ne sachant pas comment faire et dépourvus d’outils, ils n’ont pas pris le temps d’approfondir, trop accaparés par le quotidien.
Suite à cette réunion, Valérie a pris conscience que, sans accompagnement, ses équipes ne développeraient jamais cette mission en laquelle elle croit.
L'accompagnement de B-ready : expliquer, impliquer, former, accompagner
Valérie a contacté b-ready, qui lui a proposé un programme en plusieurs étapes :
- Travailler avec toute l’équipe sur la manière de gagner du temps en faisant la chasse aux temps perdus sur les dossiers. Sans gagner du temps sur la production, impossible de développer de nouvelles missions !
- Créer un petit groupe de travail avec des volontaires pour construire des modèles de tableaux de bord très simples en fonction des différents types de clients, sur Excel (le mieux est l’ennemi du bien !).
- Faire tester les modèles de tableaux de bord créés par des collaborateurs n’ayant pas participé au groupe de travail.
- Choisir deux collaborateurs pilotes volontaires pour tester auprès de quelques clients (eux aussi volontaires) le principe de la mission et les modèles de tableaux de bord.
- Former les collaborateurs sur les tableaux de bord et sur la présentation des résultats aux clients. Le tableau de bord n’est pas une mission en soi. C’est la présentation au chef d’entreprise qui constitue la valeur ajoutée de la mission.
- Faire des réunions régulières pour analyser les retours (des collaborateurs et des clients) et adapter/améliorer la mission en fonction des remarques.
- Déployer la mission auprès de tous les clients cibles.
Les résultats obtenus : 80% des clients cibles avaient un tableau de bord après un an
Un projet partagé, du temps pour développer la mission et une équipe impliquée et formée ont permis d’obtenir d’excellents résultats. Au bout d’un an, environ 80% des clients cibles étaient destinataires d’un tableau de bord mensuel. Quelques premières missions d’accompagnement étaient même en cours de négociation.
Effet secondaire : les réunions sur la chasse aux temps perdus ont permis de faire des gains de productivité significatifs. Certains dossiers non-rentables sont repassés dans le vert. Des méthodes simples, choisies par l’équipe, ont été mises en place et tout le monde s’en réjouit.
L’équipe a pris du recul sur le rôle d’un cabinet d’expertise comptable. Elle a ainsi mieux compris la stratégie de Valérie et la partage désormais. Le projet n’est plus
« son » projet, mais un projet collectif de l’équipe qui est motivée. Une « boite à idées » a même été installée dans la cuisine pour recueillir de nouvelles idées !
N'hésitez pas à nous contacter
