Les antisèches...

Officiellement, la date limite pour le dépôt des liasses est, cette année, le 20 mai.

Bon, si on en croit LinkedIn, tout le monde avait déjà envoyé les siennes le 15 avril et est parti en vacances 15 jours pour profiter des beaux jours du mois de mai. Dans la vraie vie, c’est « un peu » plus compliqué que ça. Cela dit, la fin de la période fiscale approche et il est temps de penser à l’après.

Certes, il reste les IR et les IFI, mais la tentation est grande de pousser un grand OUF de soulagement, de fêter ça dignement et d’oublier très vite les journées à rallonge, les clients pénibles, les galères et le stress de la période, etc. Bref, on a qu’une envie : plier les gaules !

En fait, c’est comme quand on a des invités à la maison. On passe une super soirée et une fois les invités partis (très tard), on n’a qu’une envie : aller se coucher. Mais si on ne fait pas le dernier effort de juste mettre la vaisselle dans le lave-vaisselle, on le regrettera au réveil.

Si j’avais su … et bien là, vous ne pourrez pas dire que vous ne saviez pas ! Et oui, dans une période fiscale, c’est pareil. Avant d’en finir vraiment, il reste une dernière étape, un ultime effort : faire le bilan de la saison (en fait, le dernier de la saison !). En effet, la période fiscale est toujours source de tensions et il est bien rare d’en traverser une sans quelques couacs. Le bilan est l’occasion de faire le point avec l’équipe, pendant que c’est frais, sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui doit être amélioré.

Autrement dit, c’est la première étape de la préparation d’une prochaine période fiscale plus sereine…

 

Pourquoi est-il important de faire le bilan à chaud de la période fiscale ?

Pour que la prochaine saison fiscale se passe mieux, vous avez deux solutions : allumer une bougie et y croire très fort ou bien faire le bilan de la saison qui se termine et en tirer des enseignements pour l’année prochaine.

L’après période fiscale est donc le moment idéal pour se poser les bonnes questions : qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ? Qu’est-ce que l’on peut améliorer ? Qu’est-ce qu’on refera, qu’est-ce ce qu’on ne refera pas, qu’est-ce qu’on fera différemment ?

Analyser la période fiscale n’est surtout pas une séance d’auto-flagellation. Il s’agit d’éviter de revivre les mêmes galères l’année prochaine et de capitaliser sur ce qui a bien marché pour vivre une prochaine période plus fluide, plus efficace et moins subie.

Si on ne le fait pas, le risque est grand de se retrouver au lancement de la prochaine en se disant (sans trop y croire) : « Allez, cette année ça passe… », mais sans avoir changé grand-chose. Le résultat ne fait guère de doute : même stress, mêmes retards avec les mêmes clients, mêmes goulots d’étranglement, mêmes tensions dans les équipes...

Bref, si vous ne voulez pas devenir le personnage principal du film « Un jour sans fin » version comptable, vous savez ce qu’il vous reste à faire !

 

Concrètement, que faut-il faire ?

Avant tout, le bilan de fin de période fiscale doit respecter sur 3 règles fondamentales :

• Il doit être mené avec les équipes, pas tout seul dans son bureau ou uniquement entre associés.
• Il doit aborder toutes les dimensions du sujet : organisation, RH, outils, process, management, relation client…
• Il doit se déboucher sur un plan d’actions pour une mise en œuvre opérationnelle.

Bon, ok, mais en pratique, on fait comment ?

 

Avant tout, on fête ça !

Le bilan de la période est une étape importante. Mais il est en une autre qui l‘est tout aussi : fêter la quille avec l’équipe !

Tout le monde a été au taquet pendant des semaines et décompresser ne fera de mal à personne. Ça fera du bien à toute l’équipe de se retrouver dans une ambiance plus détendue. En plus, avec un peu de chance, il fera beau !

Les possibilités sont multiples, à vous de choisir la plus appropriée pour vous et votre équipe : petit-déjeuner, restaurant tous ensemble, barbecue au cabinet, apéro, soirée, week-end au vert, etc. Peu importe la forme en fait, l’objectif est de passer un moment convivial et de renforcer les liens entre les membres de l’équipe.

Ce moment convivial pourra naturellement être l’occasion pour les dirigeants de dire un petit mot (pas trop long, c’est vite pénible) pour remercier l’équipe, la féliciter pour son implication, etc.

 

Les équipes du cabinet : on remercie, on félicite, on fait le point

Après la pause sympa, il faut faire le point avec les collaborateurs, individuellement et collectivement. Inutile de rappeler que l’équipe est le cœur du réacteur dans un cabinet. Sans elle, pas de bilans, pas de période fiscale, pas de cabinet.

Au menu de ces échanges :

• Comment ils ont vécu la période fiscale ? Mieux que la dernière ? Moins bien ?
• Quelles difficultés ils ont rencontré ?
• Qu’est-ce qui a mieux fonctionné que la saison passée ? Qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ?
• De quoi sont-ils fiers ?
• De quoi auraient-ils besoin pour passer une période fiscale plus sereine ?
• Qu’est-ce qu’on pourrait changer dans l’organisation du cabinet pour améliorer l’organisation ?

Pour recueillir les avis, un petit questionnaire anonyme est pratique. Ça permet à tout le monde de s’exprimer librement, ce qui n’est pas facile à l’oral devant les collègues et le patron. Puis vient le temps des échanges (un retex [pour RETour d’EXpérience comme on dit maintenant).

Ces échanges sont importants. Ils permettent d’améliorer les pratiques du cabinet, mais ils sont aussi l’occasion de valoriser l’équipe, de renforcer la cohésion et l’implication et, in fine, de fidéliser les collaborateurs. Ils peuvent également être l’occasion de faire le point sur les projets du cabinet et sur les missions que les collaborateurs se verraient bien prendre en charge à l’avenir.

 

L’organisation et les outils : on travaille en équipe pour fluidifier la production

Après cette approche globale de la saison et de ses irritants avec l’équipe, il faut reprendre un à un les différents sujets et les approfondir.

Une planification approximative, un outil inadapté (ou mal utilisé), un process mal défini (ou pas clair pour l’équipe), des goulots d’étranglement, etc. peuvent coûter très cher en période fiscale : en temps, en fatigue, en énervement, en insatisfaction client, en rentabilité…

Ce travail d’analyse doit impérativement être mené en équipe. Les collaborateurs ont eu les mains dans le cambouis. Ils sont donc très bien placés pour identifier les dysfonctionnements et les sources d’amélioration. Et comme le dit l’adage en lean management, celui qui sait, c’est celui qui fait.

En outre, intégrer les collaborateurs de terrain à la réflexion sur l’amélioration des process est également un signe fort de confiance et de reconnaissance, ce qui renforcera le sentiment d’appartenance et l’implication.

Parmi les objectifs de ces réunions :

• Recenser les dysfonctionnements techniques : outils inappropriés et/ou sous-utilisés et/ou mal utilisés, bugs et plantages récurrents, outils à tester pour le futur…
• Passer en revue les procédures et les process du cabinet : sources de pertes de temps et façon de les réduire, erreurs commises sur les dossiers, adaptation et partage des procédures, adéquation des dossiers de travail avec les différents types de clients, etc.
• Passer en revue la rentabilité des dossiers. Un bon exercice peut être de faire analyser à chaque collaborateur ses dossiers en mali. L’idée n’est pas de les stigmatiser, mais de comprendre pourquoi ces dossiers sont en perte (honoraires mal calibrés, erreurs sur le dossier, mauvaise organisation du cabinet, client défaillant ou envahissant…) et comment on pourrait y remédier.
• Détecter ce qui peut encore être automatisé dans les process du cabinet, mais aussi dans son organisation.
• Identifier les besoins en formation chez les membres de l’équipe : sur l’utilisation des outils, sur des points techniques, sur l’utilisation de l’intelligence artificielle, sur des compétences plus comportementales, etc...
• Faire un plan d’actions des choses à faire avant la prochaine période fiscale pour déterminer qui fait quoi pour quand. Sans plan d’actions, il ne se passera pas grand-chose et on démarrera la prochaine saison avec les mêmes cailloux dans la chaussure.

 

La relation client : on clarifie les règles du jeu avec les clients et on pense développement de missions

La période fiscale est l’occasion de nombreux contacts avec les clients : demande de pièces, échanges sur les comptes et sur l’entreprise, sur les projets du dirigeant, etc. Une bonne raison pour battre le fer tant qu’il est chaud et faire le bilan de la relation avec les clients pour l’améliorer, clarifier le mode de fonctionnement et … proposer de nouvelles missions.

L’objectif est ici de faire un point sur :

• Les clients à recadrer et ceux dont il faut se séparer. Pour plus de détail, reportez-vous à l’antisèche consacrée à ce sujet primordial pour la rentabilité du cabinet et la sérénité des équipes : comment faire pour gérer les clients toxiques. Pour limiter les problèmes de ce type à l’avenir, la fin de la période fiscale est également le bon moment pour revoir le livret d’accueil client, la charte client ou encore les lettres de mission du cabinet.
• Les besoins identifiés chez les clients. Ce sera d’autant plus facile à faire que les entretiens de bilan auront été structurés pour faire parler le client sur ses projets, ses sujets de préoccupations, ses inquiétudes, et si les collaborateurs ont été sensibilisés en amont à ce sujet (pour plus de détail sur cette question, reportez-vous à notre antisèche « comment faire pour optimiser ses entretiens de bilan »). Si vous ne l’avez pas fait, ce peut être l’occasion de mettre en place un process simple pour la prochaine période fiscale afin de faciliter cette remontée d’information.

 

Les projets du cabinet : c’est reparti !

Finie la période d’hibernation pour les projets ! Durant la période fiscale, tout le monde est concentré sur la production, c’est normal. Moralité, les projets sont mis sur pause. L’après période fiscale, c’est le moment de les ressortir du frigidaire.

Tous les cabinets n’ont, par définition, pas les mêmes projets, mais il en est quelques-uns qui concernent l’écrasante majorité des professionnels et qui doivent être (re)lancés sans tarder :

• Le chantier de la facture électronique : communication auprès des clients, segmentation des clients en fonction de leur degré de maturité digitale et de leurs besoins, diagnostic des outils et de l’organisation des clients, formalisation de l’offre d’accompagnement, formation des équipes, etc.
• Le développement des missions de demain : quel type de missions ? Pour quels clients ? Quels collaborateurs pour les prendre en charge ? Quel accompagnement de ces collaborateurs ? Quelles formations ? Quel impact sur la mission traditionnelle et sur l’organisation du cabinet ?
• La gestion des compétences de l’équipe. Cette période plus calme est un très bon moment pour faire le point sur les compétences actuelles de l’équipe et sur celles dont on aura besoin demain. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur Cap 2030, la plateforme gratuite élaborée par le CNO pour aider les cabinets à travailler sur la gestion des compétences de leur équipe.

 

Le pilotage de tous ces projets : on organise et on planifie !

On se répète, certes, mais aucune de ces actions ne verra le jour si elles ne sont pas organisées, affectées, planifiées et suivies dans le temps.

En d’autres termes, ce bilan doit impérativement déboucher sur un plan d’actions formalisé, avec la liste des actions à mener, les personnes en charge, un délai de réalisation, un budget temps, etc.

Pour cela, pas besoin de créer une usine à gaz. Un outil gratuit de gestion de projet ou un tableau Excel font très bien l’affaire. Mais un Excel que les responsables du cabinet suivront régulièrement (on ne fait pas le point en janvier de l’année prochaine !) pour mesurer les avancées et, le cas échéant, rectifier le tir sur certains chantiers.

Pour être clair, un projet qui n’est pas suivi et piloté, c’est juste une bouteille à la mer !

 

Ce qu’il ne faut surtout pas faire

• Attendre que « ça se calme » pour faire le bilan de la période et organiser la prochaine. Plus tard, il y aura toujours quelque chose d’urgent à faire et certaines choses auront forcément été oubliées.
• Ne pas intégrer les collaborateurs dans la démarche, d’une part parce qu’ils sont sur le terrain au quotidien et d’autre part parce que cela renforcera leur implication.
• Tout vouloir régler d’un coup et avoir une liste de chantiers longue comme le bras. Une fois la liste des actions dressée, il faudra les prioriser et ne pas lancer 15 chantiers en même temps.
• Chercher des coupables. L’objectif est de progresser ensemble, de tirer des enseignements de la période passée pour l’avenir, pas de régler des comptes.
• Ne pas formaliser ce qui a été décidé. Sans plan d’actions, les bonnes idées se perdront immanquablement … et il ne se passera rien ou pas grand-chose.
• Oublier de valoriser les réussites. La période fiscale, ce n’est pas que des mauvais moments. Il y a aussi des réussites, des victoires, des succès. Il est important de les saluer et de les mettre en avant.

 

Pour conclure

Tirer des enseignements à chaud de la période fiscale n’est pas du temps perdu, loin de là. C’est même un passage obligé pour se simplifier la vie lors de la prochaine saison.

Alors, bien sûr, on ne peut pas tout prévoir et tout ne se déroulera pas comme prévu (il y aura toujours un client peu coopératif, un arrêt maladie qui tombe mal, une démission imprévue…). Comme disait un grand penseur du 20^ème siècle, Mike Tyson, « tout le monde a un plan jusqu’au premier coup de poing dans la gueule ». Evidemment, tout ne se déroulera pas comme dans le plan d’actions version marmotte dans le papier d’alu, mais sans plan d’actions, on n’est sûr que la prochaine saison ne peut être que plus pénible que la précédente.

 

Vous êtes prêt à vous lancer, mais vous ne savez pas trop comment faire ? Vous aimeriez suivre un séminaire ou être accompagné sur ce sujet ou sur d’autres ? Rien de plus facile, laissez-nous un message, nous trouverons ensemble une solution adaptée à votre besoin et à vos spécificités.

L’équipe b-ready

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