Comment faire évoluer les méthodes des équipes au sein d'un cabinet ?

Le contexte : faire évoluer les méthodes des équipes

Jérôme dirige un cabinet d’une vingtaine de collaborateurs. Bien conscient de la transformation profonde de la profession, il souhaite proposer de nouveaux services aux clients, plus adaptés à leurs besoins que la comptabilité traditionnelle. Avec à la clé, la rentabilité, bien sûr, mais aussi la rentabilité du cabinet. Pour cela, il sait qu’il doit gagner du temps sur la production comptable et réduire les coûts de production. Depuis quelques mois déjà, lors des revues de dossiers, il prépare le terrain auprès de ses collaborateurs et chefs de mission, n’hésitant pas à signaler que tel ou tel contrôle réalisé est inutile. Dit autrement, il demande à ses équipe de passer moins de temps sur le dossier et d'éviter de « peigner la girafe », comme il dit.

Mais voilà, les équipes ne l’entendent pas de cette oreille ; pour ses collaborateurs, et notamment ses trois chefs de mission depuis 15 ans à ses côtés, un bilan qui se respecte est un bilan exact au centime près auquel on a consacré du temps ; et c’est ça que veulent les clients et c’est comme cela qu’ils ont appris la compta !

Jérôme se demande comment faire pour faire changer les collaborateurs sans pour autant provoquer leur départ et les démotiver car il ne peut se passer d’eux.

Cute little boy in yellow hard hat holding wooden plank and toy hammer

Décryptage : l'injonction au changement ne suffit pas

Cette situation n’est pas unique dans notre profession et dans les entreprises en général ; un grand nombre de dirigeants pensent qu’il suffit de décider que cela va changer…pour que tout change !

Si Jérôme a bien identifié les enjeux de la profession et de son cabinet, il n’arrivera pas à convaincre ses chefs de mission de modifier leurs habitudes simplement en leur demandant de le faire. Pour faire évoluer des méthodes ancrées depuis plus de 15 ans, les chefs de mission et les collaborateurs ont déjà besoin de comprendre pourquoi il faut le faire. Pour l’instant, ils se sentent attaqués sur des méthodes ancrées dans leur quotidien, qui ont fait leurs preuves et dont ils sont fiers.

L'accompagnement de b-ready : la conduite du changement

Jérôme a donc fait appel à b-ready pour l’épauler et le conseiller sur des pistes d’actions à mettre en place. Concrètement, nous avons aidé Jérôme à impliquer son équipe dans ce changement.

La première étape avait pour objectif de donner du sens à ce changement. Un dicton dit « Pas de changement sans nécessité ». Il fallait que les collaborateurs comprennent par eux-mêmes la nécessité de modifier les pratiques du cabinet.

Nous avons organisé une réunion. Jérôme et son équipe ont analysé ensemble la situation actuelle du cabinet, mais aussi les risques et menaces qui se profilaient pour les prochaines années. L’objectif était que les chefs de missions se rendent compte par eux-mêmes de la nécessité de changer. Puis, en s’appuyant sur les forces et les opportunités du cabinet, ils ont construit ensemble le projet du cabinet et se sont fixé des objectifs à atteindre ; c’était la deuxième étape.

Enfin, et c’est une étape qui s’est révélée essentielle, Jérôme a partagé sa vision avec l’ensemble des collaborateurs du cabinet et a organisé des groupes de travail pour définir les moyens d’y parvenir (comment on fait ? Qui fait ? Pour quand ?) : méthodes, outils, processus…et en faisant appel à tous les collaborateurs volontaires pour qu’ils s’approprient ce projet.

Les résultats obtenus : une adhésion et un embarquement des équipes dans un projet commun

Grâce à cette démarche, les trois chefs de mission ont identifié eux-mêmes les risques encourus par le cabinet s’ils persistaient à ne pas faire évoluer leurs pratiques. Ils ont également apporté leur pierre à l’édifice en étant impliqués dans le processus de changement. Ils ont animé des groupes de travail avec les équipes qui ont permis de trouver ensemble des solutions auxquelles Jérôme n’avait même pas pensé !

Effet secondaire : cette démarche a permis de donner une perspective, une destination claire et commune à tous les collaborateurs du cabinet. Après une période d’étonnement et de scepticisme, ils se sont investis dans les travaux de groupe et ont pris plaisir à trouver ensemble des solutions opérationnelles et partagées.

La construction d’un tel projet nécessite d’y consacrer du temps et de l’investissement humain ! C’était le projet du cabinet de Jérôme, pas celui de b-ready !

N’hésitez pas à nous contacter pour être accompagnés.