Les antisèches...

La période fiscale constitue un véritable goulot d'étranglement pour les cabinets. La charge de travail est concentrée sur une courte durée, augmentant la pression sur l’équipe et réduisant la disponibilité pour les clients.

Le meilleur moyen de réduire la pression pendant la période fiscale est certainement de réduire les gaspillages. L'optimisation du temps est un enjeu crucial pour assurer le respect des délais tout en préservant la rentabilité des dossiers. Cela permet également de sortir les bilans plus rapidement, d’améliorer le bien-être des collaborateurs et, in fine, d’offrir un service de meilleure qualité aux clients.

 

Comment faire la chasse aux gaspillages

La période fiscale est désormais engagée. Il n’est naturellement plus temps de revoir en profondeur les process de production, mais certaines petites astuces permettent de gagner de gagner un temps précieux.

 

Supprimer les travaux inutiles

De nombreuses tâches sont effectuées par habitude sans qu'on s'interroge sur leur réelle utilité. Parmi celles-ci :

• Les écritures d'inventaire dérisoires : évitez de traiter des montants minimes qui n'ont pas d'impact significatif sur le bilan (charges constatées d’avance, intérêts courus…).
• L’absence d’homogénéisation des traitements comptables : harmonisez les pratiques internes pour éviter à chaque collaborateur de se poser des questions sur chaque dossier (quel traitement pour une CB sans facture ? On récupère la TVA ? Quel que soit le montant ? Et si c’est un chèque ? Etc.)
• Les relances répétitives des clients : ne relancez les clients que pour les pièces qui en valent la peine (on oublie la facture SFR, le restaurant d’il y a 6 mois ou le ticket de parking à 20 euros…).
• Utilisez des modèles de documents uniformes pour éviter les pertes de temps et les risques d’erreurs.

 

Limiter la surqualité

Produire un travail trop précis ou trop contrôlé est également une perte de temps que l’on rencontre dans de nombreux cabinets. Citons par exemple :

• Des calculs trop précis : pour les opérations d’inventaire, faites plutôt des estimations.
• Des contrôles systématiques injustifiés : mettez en place un seuil de signification et limitez la révision là où c’est nécessaire.
• Le recours inutile à la comptabilité d'engagement : adoptez la comptabilité de trésorerie sur les petits dossiers.

 

Réduire les temps d’attente

Ces temps d’attente, mis bout à bout, font également perdre beaucoup de temps. Pour les réduire :

• Imposez des délais stricts aux clients et ne vous lancez pas dans un dossier s’il manque des pièces pour le terminer.
• Planifiez les supervisions et les rendez-vous clients pour éviter les embouteillages de dernière minute et boucler plus rapidement les dossiers.
• Limiter les interruptions en bloquant des plages horaires fixes pour répondre aux mails, répondre au téléphone, gérer les urgences…

 

Quelques astuces

• Impliquer les collaborateurs dans l’identification et la chasse aux gaspillages : l'adhésion de l'équipe est essentielle.
• Commencez par des actions faciles à mettre en œuvre et à l’impact immédiat et visible.
• N’attendez pas d’avoir toutes les solutions à toutes les questions avant de vous lancer. Lancez-vous et améliorez les choses au fur et à mesure.

 

La période fiscale n’est pas le bon moment pour revoir l’organisation, les outils et les process en profondeur, mais il n’est pas trop tard pour procéder à quelques ajustements de dernière minute. En mettant en œuvre ces quelques bonnes pratiques, votre période fiscale sera plus confortable. Maintenant, à vous de jouer !

 

Vous êtes prêt à vous lancer, mais vous ne savez pas trop comment faire, laissez-nous un message, nous trouverons une solution adaptée à votre structure et à vos spécificités.

 

L’équipe b-ready

 

Si vous avez des remarques, des commentaires, d’autres astuces à partager, n’hésitez pas à nous en faire part…