Les antisèches...

L’intelligence artificielle ? Le moins qu’on puisse dire c’est que tout le monde en parle. Certains y voient le Graal absolu, d’autres y voient une menace (ou un gros mot). Et vous, vous en êtes où avec l’IA ?

Si vous hésitez encore à vous lancer, ou si vous avez testé deux prompts dans Chat GPT un vendredi soir avant de fermer le cabinet… alors cette antisèche est faite pour vous. En plus, on a une surprise pour tous à la fin de cette antisèche !

On ne vous promet pas la révolution instantanée, ni un robot qui boucle les bilans à votre place pendant que vous partez en week-end, mais on va vous montrer que l’IA, c’est super utile, à portée de toutes les souris, et qu’elle peut vraiment vous faire gagner du temps au quotidien.

Dans cette antisèche, comme d’habitude, pas de langue de bois, pas de belles promesses, pas de trucs incompréhensibles ou infaisables pour les gens normaux… juste des idées et des solutions !

Allez, c’est parti !

 

Pourquoi faut-il s’y mettre maintenant ?

On aurait pu dire aussi : « Pourquoi les cabinets ne peuvent plus se permettre de ne pas s’y intéresser ? »

Parce qu’il y a clairement un avant et un après l’IA. Parce qu’on a tous des journées trop courtes.

Et parce que si l’IA ne remplacera pas les collaborateurs, mais elle peut clairement les soulager d’une tonne de micro-tâches qui bouffent du temps et de l’énergie.

Vous en avez marre :

• De passer 15 minutes à tourner un mail client pour dire toujours la même chose ?
• De chercher une idée pour la prochaine actu LinkedIn du cabinet ?
• De devoir rédiger une note pour les clients sur la facture électronique ?
• De réécrire pour la centième fois une trame de lettre de mission ?

On a une bonne nouvelle : l’IA fait tout ça. Et elle le fait bien… si on sait s’en servir bien sûr ! Donc non, l’IA ne remplace pas l’humain (on parlera de ce sujet une autre fois), mais elle permet de nous éviter de perdre du temps bêtement à faire des trucs qu’elle fait mieux que nous.

 

Qu’est-ce que l’IA peut faire pour vous, aujourd’hui ?

Pas besoin d’être ingénieur chez Google pour utiliser l’IA au quotidien au cabinet. Promis !

Voici des exemples concrets, très simples, testés et approuvés dans les cabinets :

• Pour votre quotidien
  • Créer des comptes rendus de réunion à partir de quelques notes
  • Rédiger une procédure ou un manuel d’organisation en langage simple pour les nouveaux arrivants
• Pour les missions du cabinet
  • Écrire une relance client sympa mais ferme pour récupérer des pièces
  • Résumer un article technique en quelques points clés
  • Proposer une explication pédagogique sur un écart de marge ou un BFR qui s’envole (oui, en français courant…)
  • Générer une première trame de note de synthèse à partir de quelques indicateurs clés
  • Préparer le planning pour organiser les RV clients de la saison
• Pour la RH et le management
  • Ecrire une fiche de poste pour un nouveau collaborateur
  • Créer un diaporama pour animer une réunion interne sur un sujet technique
  • Générer un quiz pour une formation interne
• Pour la communication
  • Préparer un argumentaire pour convaincre un prospect
  • Créer un post LinkedIn à partir d’une actu fiscale ou sociale
  • Rédiger une réponse client claire à partir d’un article du BOFiP (si si c’est possible !)
• Pour la formation / veille
• Créer un support de formation sur un sujet pointu (par exemple : “La réforme du quotient familial” en version simple)

Et tout cela… en quelques secondes ou une poignée de minutes à chaque fois. Honnêtement, difficile de s’aligner et dommage de ne pas en profiter, non ?

Pas pour tout faire à votre place, bien sûr, mais pour gagner du temps, préparer les dossiers, clarifier vos idées, vous aider à rédiger une première version…

Bien sûr, l’IA peut faire beaucoup beaucoup plus que ça, mais dans un premier temps, il faut commencer simple pour tester, refaire, comprendre comment ça marche, s’habituer, …

 

Concrètement, comment faire ?

Tous les exemples ci-dessus peuvent être réalisés par des débutants. Pas besoin d’investir dans une usine à gaz ou de lancer un “projet IA” sur 18 mois !

Pour se lancer à titre individuel si vous voulez découvrir seul, voici quelques étapes clés, simples et efficaces :

• Choisissez un usage, un objectif « pour voir », pour faire connaissance avec l’IA.
  • Commencez par un sujet précis qui répond à un vrai besoin, pas par une question floue dont vous n’attendez rien de précis. Par exemple : Comment perdre moins de temps à rédiger nos mails aux clients ?
• Testez un outil d’IA
  • Choisissez un outil grand public ChatGPT, Perplexity, Claude… c’est gratuit ou presque et c’est largement suffisant pour se faire la main.
• Constituez une mini-team IA
  • Avec un ou deux collègues intéressés dans le cabinet, pas besoin d’experts, vous découvrez ensemble. Vous essayez, vous testez, vous recommencez…
• Formez-vous
  • Une fois que vous aurez tester, pour progresser, il vous faudra vous former pour améliorer votre technique d’interrogation (prompting) et comprendre les avantages et inconvénients de l’IA pour un cabinet. Là encore, très simple. Il existe des dizaines de vidéos, tutos gratuits. On vous en partagera dans… oups j’allais dévoiler la surprise.
• Entrainez-vous
  • Une fois que vous avez testé et compris « comment ça marchait », il ne vous reste plus qu’à vous entrainer. L’objectif est de pratiquer pour vous perfectionner, pour améliorer votre technique, pour capitaliser sur vos acquis. Il faut tout noter. Qu’est-ce qui a bien marché ? qu’est-ce qui n’a pas bien marché ? Ne pas oublier de préciser telle ou telle info dans le prompt…

Et surtout, quand vous ne savez pas comment faire, quand vous êtes coincés, … pensez à demander à l’IA de vous aider, même pour des trucs qui vous paraissent bêtes (l’avantage, c’est qu’elle ne vous juge pas donc lâchez-vous !).

Si vous êtes patron d’un cabinet, il faut absolument embarquer toute votre équipe, la motiver, la former, … L’IA ne doit pas être testée sous le manteau par quelques collaborateurs audacieux, sinon on court à la catastrophe.

 

Les erreurs à ne pas commettre

Évidemment, il faut éviter (vraiment) de faire certaines erreurs avec l’IA. Elles peuvent couter très cher (par exemple : https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7337752901441703937/) !

C’est comme tout, il faut bien lire la notice avant de l’utiliser. Ah bon, y’a pas de notice ? Alors voilà rapidement les précautions à prendre :

• Croire que l’IA a toujours raison
  • L’IA est globalement géniale, mais il lui arrive régulièrement de délirer et de raconter n’importe quoi (on appelle ça les hallucinations). C’est pourquoi, il faut bien l’utiliser dans le bon contexte et avec la bonne méthode. Et il faut toujours relire avec rigueur un document produit par l’IA, même si ça parait super clair et évident.
• Faire (trop) confiance à l’IA et ne pas relire
  • On ne le répètera jamais assez, il faut toujours relire. Toujours reformuler, vérifier, corriger, adapter. Vous restez responsable de la qualité de votre travail, de vos écrits, de vos courriers... En cas de délire de l’IA, vous ne pourrez pas dire, c’est pas ma faute, c’est l’IA !
• Faire l’impasse sur la sécurité des données
  • La plupart des IA partagent toutes les infos qu’elles reçoivent. Donc adieu la confidentialité, le RGPD et le secret professionnel !! On ne colle jamais une liasse fiscale ou un doc confidentiel avec des noms ou des montants dans ChatGPT sinon autant les mettre sur LinkedIn ! On travaille toujours à partir de données anonymisées.

Dans un cabinet, l’IA doit être considéré comme un collaborateur. On le briefe, il prépare et on relit. Comme tout le monde, il lui arrive de faire des erreurs, donc prudence !

 

La ruche de l’IA

Vous n’êtes plus tout seuls ! 

Parce qu’à plusieurs, on va plus loin, b-ready a décidé de lancer La Ruche de l’IA : un club gratuit d’échanges entre professionnels qui veulent s’y mettre ou progresser avec l’IA.

Pourquoi ? Parce que le plus grand risque, c'est de rester seul face à l'IA.

Que vous soyez totalement débutant, utilisateur régulier ou geek avec 40 prompts dans vos favoris… vous êtes bienvenu.

L’idée ? Partager des idées et des bonnes pratiques, poser des questions, découvrir des cas d’usage testés par d’autres dans les cabinets.

La ruche de l’IA vous permet :

• D’échanger sur l'utilisation concrète de l'IA dans les cabinets.
• De partager vos découvertes et vos outils mis en place.
• De poser vos questions et bénéficier de l'aide de ceux qui ont déjà testé.
• D’accéder à un groupe WhatsApp actif où les questions trouvent rapidement des réponses.
• De ne plus être seul face aux défis techniques.

 

Le coin des pros

Si vous avez déjà une pratique avancée de l’intelligence artificielle, la Ruche est également faite pour vous (et pas uniquement pour dépanner des utilisateurs qui maitrisent moins bien). Des espaces dédiés vous permettront en effet d’aller plus loin, notamment grâce à des outils No Code, dans l’automatisation de vos process avec l’intelligence artificielle :

• Pour la gestion de votre base clients, de vos contacts prospects…
• Pour mettre en place une démarche « IA centrique » au sien de votre cabinet, autrement dit pour réorganiser vos process afin de prendre en compte l’utilisation de l’IA.
• Pour réaliser un audit d'organisation et/ou un diagnostic de maturité numérique du cabinet.
• Pour vous découvrir ou vous perfectionner dans l’utilisation d’outils d’automatisation pour les différentes fonctions du cabinet :
  • Outils de collecte et/ou de stockage : Google forml, Tally, Notion, Airtable...
  • Outils de gestion des flux : n8n, Make, Zapier.
  • Outils d’agenda et de planification des rendez-vous : Motion, Notion Calendar, Calendly...
  • Outils de planification : Microsoft planner, Monday, Beeye, Trello…
  • Manipulation d'API et autres outils No Code.

 

Pour conclure

L’IA n’est pas une baguette magique. C’est un outil extraordinairement pratique, facile à prendre en main, et qui peut vous faire gagner de nombreuses heures. Que vous utilisiez le temps gagné pour faire d’autres bilans, pour développer de nouvelles missions ou pour aller à la piscine, peu importe ! Quoi qu’il en soit, ça vaut le coup de vite s’y intéresser.

Vous n'êtes pas obligé de tout maîtriser d'un coup. Commencez petit, testez, apprenez, partagez. Et surtout, ne restez pas seuls : rejoignez la ruche de l’IA, échangez avec vos pairs, formez vos équipes.

Nous vous proposerons d’autres antisèches sur l’IA dans les prochains mois pour vous accompagner dans vos progrès.

Quels que soient votre niveau ou vos besoins, La Ruche est un espace bienveillant où chacun peut poser ses questions, même les plus basiques, et où les retours d'expérience permettent d'éviter les pièges classiques.

Pour vous inscrire, rien de plus simple ! Inscrivez-vous gratuitement ici : https://www.b-ready.team/la-ruche-de-lia

Et n’hésitez pas à faire passer l’info à vos collègues, vos associés, vos collaborateurs…

 

Vous êtes prêt à vous lancer, mais vous ne savez pas trop comment faire, comment utiliser ces ressources ? Vous aimeriez suivre un séminaire ou être accompagné ? Rien de plus facile, laissez-nous un message, nous trouverons ensemble une solution adaptée à votre besoin et à vos spécificités.

 

À très bientôt dans la Ruche !

L’équipe b-ready