Les process de production et l'organisation du cabinet

Pour (enfin) se dégager du temps...

Pourquoi faut-il repenser les process de production de la mission traditionnelle ?

Les cabinets d'expertise comptable doivent se réinventer pour être en mesure de répondre aux nouvelles attentes des chefs d’entreprise et s’adapter aux mutations de l’environnement. Car les bouleversements en cours vont conduire ni plus ni moins à changer de métier pour les équipes et de modèle économique pour le cabinet.

 

Dit autrement, toutes les fonctions du cabinet vont être impactées (RH, management, marketing, communication, etc.), ce qui nécessite impérativement de mettre en œuvre une démarche globale pour y arriver.

 

Mais rien de tout cela ne sera possible si les cabinets ne revoient pas en profondeur leurs process de production de la mission traditionnelle. Seule la révision de ces process leur permettra en en effet :

  • De se libérer du temps pour prendre en charge les nouvelles misions.
  • De disposer de données en temps réel pour proposer de nouvelles missions de conseil et d'accompagnement aux dirigeants d'entreprise.

Comment lutter contre les gaspillages dans un cabinet d'expertise comptable ?

Les gaspillages sont au cœur de la notion de performance, car ils impliquent automatiquement des coûts inutiles supportés par le cabinet. L’amélioration de la performance (au sens large) de votre cabinet passe donc inéluctablement par une réduction drastique, voire par la suppression de ces gaspillages.

 

Qu’entend-on par gaspillages ?

« Les gaspillages correspondent à toutes les opérations réalisées dans le cadre d’un processus de production et qui n’apportent aucune valeur ajoutée supplémentaire ». Ainsi, le cabinet engage des coûts supplémentaires pour un service auquel le client n’accorde aucune valeur et pour lequel il ne veut donc pas payer (ou le moins possible). C’est donc du temps non-rémunéré pour le cabinet, des coûts inutiles.

 

Ces gaspillages peuvent prendre deux formes :

  • Une surconsommation de moyens pour faire le travail attendu par le client (contrôles inutiles, erreurs…).
  • Un travail fait mais auquel le client n’attache pas de valeur (un tableau de bord au centime près, alors que le client attend des ordres de grandeur pour prendre une décision...).

 

Les différentes catégories de gaspillage 

Les théoriciens du lean management ont identifié 7 sources principales de gaspillages :

  • La surqualité : contrôles inutiles, plans de comptes trop détaillés, écritures d’inventaires passées pour quelques dizaines d’euros….
  • Les temps d’attente : attentes des pièces de la part d’un client, attente du retour d’un manager ou d’un associé…
  • Les gestes et travaux inutiles : relances multiples pour obtenir les pièces, saisie des données alors qu’une solution numérique existe, utilisation d’un outil obsolète, mauvaise utilisation des logiciels...
  • Les défauts et erreurs : travaux réalisés par un collaborateur n’ayant pas les compétences requises, travaux réalisés sur la base de données fausses…
  • Les transports et manutentions injustifiées : déplacements inutiles dans le cabinet, circuit d’échange des documents inefficace, aller chercher les pièces chez le client…
  • La surproduction : classer les pièces reçues alors qu’il est prévu dans la lettre de mission que le client doit le faire, situation intermédiaire non-facturée…
  • Les stocks excessifs : documentation excessive et/ou non-utilisée, mails non-traités…

 

Comment réduire le gaspillage ?

Concrètement, la chasse aux gaspillages passe par la mise en place d’une démarche visant à les identifier et les supprimer et ce, d’une manière officielle dans le cabinet, c’est-à-dire avec une réunion de démarrage de la démarche. Cela ne se fait pas sur un coin de table avec un collaborateur à qui on va demander : « décris moi rapidement comment tu procèdes pour les dossiers ».

Chaque process va être analysé et détaillé pour identifier ses dysfonctionnements éventuels. Les équipes doivent être impliquées d’une façon constructive, c’est-à-dire, en mettant en avant que ce n’est pas une critique de leur travail, mais une recherche de performance bénéfique au cabinet et aux clients. Les collaborateurs seront plus à même de hiérarchiser les éventuels gaspillages, les analyser et trouver des solutions pour les supprimer.

Cette « chasse aux gaspillages » est indispensable (pour contrecarrer la baisse de rentabilité tendancielle des dossiers d’expertise comptable et pour se libérer du temps afin de développer de nouvelles missions), mais elle n’est pas simple et elle nécessite de s'en donner les moyens en y consacrant du temps.

Les différents accompagnements de b-ready pour optimiser les process de production des cabinets

  • La chasse aux gaspillages pour les experts-comptables (lien vers la page)

 

  • La chasse aux gaspillages pour les collaborateurs (lien vers la page)

 

Happy child playing with toy robot

Pour aller plus loin...

Pour en savoir plus sur la problématique des process de production et de l'organisation des cabinets d'expertise comptable, nous vous proposons une sélection de contenus créés par les consultants de b-ready.

Nos publications

 

 

  • Améliorer la performance du cabinet : mode d’emploi- Ordre des experts-comptables, Collection Expert en poche, septembre 2014
    Cet ouvrage permet de comprendre et d’initier la démarche de performance, en mettant en œuvre de premiers changements faciles à déployer et dont l’impact est visible (les fameux « quick wins »). 

 

Pour retrouver l'ensemble des publications des consultants de b-ready, rendez-vous ici.

   

 

N'hésitez pas à nous contacter