Ca s'est réellement passé...
Le contexte : l'arrivée de "petits nouveaux" bouscule les habitudes
Laurent et Stéphane dirigent un cabinet d’une vingtaine de collaborateurs qui fonctionne bien, avec une équipe stable, une bonne ambiance et des collaborateurs qui ne comptent pas leurs heures durant la période fiscale pour respecter tous les délais. Mais l’arrivée de trois nouveaux collaborateurs, pour remplacer deux départs en retraite et une démission, va bousculer les habitudes du cabinet.
En effet, après quelques semaines de travail, ces derniers annoncent qu’ils n’ont pas l’intention de faire comme les anciens, c’est-à-dire de passer leurs soirées au cabinet. On dit souvent que la jeune génération souhaite un meilleur équilibre entre vie privée et professionnelle. Ces deux collaborateurs viennent de le montrer ! C’est la panique chez les associés, car c’est la seule manière à leurs yeux de tenir les délais. Ils ne peuvent ni recruter, ni augmenter les honoraires.
Décryptage : la performance du cabinet ne doit pas reposer sur la bonne volonté des collaborateurs
Non seulement l’organisation n’est pas optimisée, mais elle est très risquée car elle ne repose que sur la bonne volonté des collaborateurs en place. Ces derniers réalisent en effet un grand nombre d’heures supplémentaires non payées mais compensées par une prime de fin de saison. De plus, les associés n’ont pas anticipé le départ en retraite de deux collaborateurs ; en effet, ils auraient pu en profiter pour repenser l’organisation.
L'accompagnement de b-ready : les méthodes de production ont été revues
B-ready a accompagné ce cabinet sur la rationalisation des méthodes de production. La première étape a consisté à formaliser des règles internes et à les regrouper dans un manuel d’organisation interne du cabinet. Les bonnes pratiques et les outils utilisés par chaque collaborateur ont été recensés, testés, validés et diffusés à toute l’équipe.
La planification a par ailleurs été centralisée pour tous les dossiers et toutes les missions du cabinet (expertise comptable, commissariat aux comptes, social, juridique) afin de ne plus laisser passer une seule échéance, même en l’absence d’un collaborateur.
Dit autrement, cet accompagnement a essentiellement visé à dégager du temps aux collaborateurs pour réduire la pression pendant la saison fiscale. A noter que, en dehors de la saison fiscale, le temps gagné sur les dossiers de production a pu être utilisé pour réaliser de nouvelles missions d’accompagnement utiles aux clients
Les résultats obtenus : une organisation gagnante pour les clients et les collaborateurs
Avec l’harmonisation des pratiques et des outils, le cabinet a gagné un temps précieux. Les méthodes mises en place par l’équipe ont été très bénéfiques. Les collaborateurs ont retrouvé un rythme de travail plus normal et Laurent et Stéphane ont maintenu les primes. Cette fois, il ne s’agissait pas d’heures supplémentaires déguisées, mais bien de vraies primes liées à la performance et à la qualité du travail des collaborateurs.
Effet secondaire : au début, les clients n’ont pas toujours vu d’un bon œil toute cette réorganisation dans la mesure où ils avaient pris l’habitude d’être très libres : le cabinet acceptaient toutes les situations (relances multiples, pièces comptables remises dans des « boites à chaussures »…). Le cabinet a su leur montrer que cette nouvelle organisation leur serait bénéfique à eux aussi. Le délai de restitution des comptes a en effet été réduit. Et, compte tenu des gains de temps générés sur les dossiers, un système de remise à même été mis en place pour les « bons élèves » ! Certains clients ont donc vu leur facture baisser par rapport à l’année précédente. Bref, des clients heureux !
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