Le contexte : une dirigeante de cabinet souhaite développer de nouvelles missions
Valérie est convaincue, que, pour assurer le développement de son cabinet de 8 collaborateurs, elle doit élargir son champ d’intervention, notamment en proposant plus d’accompagnement à ses clients. Suite à un échange avec un confrère, elle décide d’offrir, pendant quelques mois, un tableau de bord mensuel à quelques uns de ses clients, pariant sur le fait qu’ils y prendraient goût et seraient vite « accros » !
Dès lors, tout va très vite : elle présente son idée à l’équipe, donne des éléments de langage aux collaborateurs pour en parler aux clients, fixe des objectifs et promet même une prime exceptionnelle pour les champions du tableau de bord ! À l'issue de la réunion, les collaborateurs ne sont pas du tout convaincus, mais ne savent pas comment le dire à Valérie, tant elle fait preuve d'un grand enthousiasme sur son projet.
Trois mois après, aucun collaborateur n’a envoyé le moindre tableau de bord. Valérie est dépitée. Elles ne comprend pas et organise une nouvelle réunion avec l’équipe…
Décryptage : décider ne suffit pas
Lors de cette réunion, Franck, un collaborateur confirmé, prend son courage à deux mains et explique à Valérie que, pour sa part, il n’a pas eu le temps de s’y mettre tout de suite. Et que, quand il a eu quelques minutes de calme, il n’a pas su comment faire. Soulagés, tous les autres membres de l’équipe confirment les propos de Franck.
En fait, que s’est-il passé ?
- Les tableaux de bords sont sortis du chapeau de l’associé sans prévenir.
- Les collaborateurs étaient déjà débordés et aucun temps ne leur a été dégagé pour ce projet tableaux de bord.
- Les collaborateurs n’ont pas été accompagnés et formés à cette nouvelle posture d’accompagnement.
- Ne sachant pas comment faire et dépourvus d’outils, ils n’ont pas pris le temps d’approfondir, trop accaparés par le quotidien.
Suite à cette réunion, Valérie a pris conscience que, sans accompagnement, ses équipes ne développeraient jamais cette mission en laquelle elle croit.
L'accompagnement de b-ready : expliquer, impliquer, former, accompagner
Valérie a contacté b-ready, qui lui a proposé un programme en plusieurs étapes :
- Travailler avec toute l’équipe sur la manière de gagner du temps en faisant la chasse aux temps perdus sur les dossiers. Sans gagner du temps sur la production, impossible de développer de nouvelles missions !
- Créer un petit groupe de travail avec des volontaires pour construire des modèles de tableaux de bord très simples en fonction des différents types de clients, sur Excel (le mieux est l’ennemi du bien !).
- Faire tester les modèles de tableaux de bord créés par des collaborateurs n’ayant pas participé au groupe de travail.
- Choisir deux collaborateurs pilotes volontaires pour tester auprès de quelques clients (eux aussi volontaires) le principe de la mission et les modèles de tableaux de bord.
- Former les collaborateurs sur les tableaux de bord et sur la présentation des résultats aux clients. Le tableau de bord n’est pas une mission en soi. C’est la présentation au chef d’entreprise qui constitue la valeur ajoutée de la mission.
- Faire des réunions régulières pour analyser les retours (des collaborateurs et des clients) et adapter/améliorer la mission en fonction des remarques.
- Déployer la mission auprès de tous les clients cibles.
Les résultats obtenus : 80% des clients cibles avaient un tableau de bord après un an
Un projet partagé, du temps pour développer la mission et une équipe impliquée et formée ont permis d’obtenir d’excellents résultats. Au bout d’un an, environ 80% des clients cibles étaient destinataires d’un tableau de bord mensuel. Quelques premières missions d’accompagnement étaient même en cours de négociation.
Effet secondaire : les réunions sur la chasse aux temps perdus ont permis de faire des gains de productivité significatifs. Certains dossiers non-rentables sont repassés dans le vert. Des méthodes simples, choisies par l’équipe, ont été mises en place et tout le monde s’en réjouit.
L’équipe a pris du recul sur le rôle d’un cabinet d’expertise comptable. Elle a ainsi mieux compris la stratégie de Valérie et la partage désormais. Le projet n’est plus
« son » projet, mais un projet collectif de l’équipe qui est motivée. Une « boite à idées » a même été installée dans la cuisine pour recueillir de nouvelles idées !
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