Comment améliorer la rentabilité des dossiers ?

Idee-entreprise

Le contexte : un cabinet qui fonctionnait bien, et pourtant...

Gilles est un expert-comptable heureux. Il dirige un cabinet dit traditionnel dont 82% du chiffre d’affaires est réalisé sur la comptabilité. Il s’entend bien avec ses confrères de la région, la concurrence est limitée. Bien sûr, il se rend compte, que les délais sont de plus en plus difficiles à tenir, que le nombre d’heures sur les dossiers est en augmentation, mais il est pris par le quotidien et n’analyse pas cette tendance.

En rentrant de vacances, Gilles a une mauvaise surprise : un recommandé d’un client qui lui annonce que, malgré leurs bonnes relations, il quitte le cabinet, car il a trouvé un tarif inférieur de 25% chez un confrère. Passé l’effet de surprise, Gilles triture les chiffres dans tous les sens mais ne voit pas comment réduire les honoraires sur ce client pour le conserver.

Décryptage : la performance du cabinet s'est rabotée petit à petit

Ce qui arrive à Gilles n’est pas un cas isolé ; la rentabilité des dossiers a diminué d’année en année et il a fallu le départ d’un client pour que l’expert-comptable se penche sérieusement sur le dossier. Ce faisant, il a constaté que ses méthodes de travail sont anciennes et ne conviennent plus à des clients qui souhaitent payer la comptabilité de moins en moins cher. Comme d’autres cabinets, il est à la  recherche de nouveaux modèles, de nouvelles méthodes, d’une nouvelle organisation pour améliorer sa performance et retrouver la rentabilité perdue.

L'accompagnement de b-ready : les méthodes de travail ont été revues

Accompagné par les consultants de b-ready, Gilles s’est lancé dans une démarche de performance et en a profité pour revisiter l’organisation du cabinet dans le but de la rationaliser, de repenser les métiers avec un autre regard, d’harmoniser les méthodes de travail, de remettre à plat son fonctionnement, etc... Il avait compris que c’était la condition sine qua non pour assurer la pérennité et la performance du cabinet.

b-ready lui a proposé d’appliquer la méthode « Lean » management, un système organisationnel qui poursuit deux objectifs :

  • Accroître la valeur créée pour le client et améliorer les performances de l’entreprise en agissant sur les tâches sans valeur ajoutée et les gaspillages. Autrement dit, il s’agit de chasser tous les travaux inutiles que le client n’a pas demandés (et qu’il n’est donc pas prêt à payer).
  • Simplifier les process et augmenter leur fluidité, leur flexibilité et leur agilité.

Bien entendu, les équipes ont été associées à ces travaux de réflexion. Les solutions trouvées ont donc été pertinentes pour les collaborateurs, les dirigeants et le cabinet.

Les résultats obtenus : une équipe et des clients rassurés

Peu à peu, les méthodes de travail ont été repensées et harmonisées, les outils adaptés et mis à jour, des réunions internes de recherche de performance ont été organisées avec toute l’équipe, des règles de gestion des dossiers ont été mises en place. Cette organisation a permis de réduire le temps passé sur les dossiers. Il est retombé à un niveau normal et les délais ont été de nouveau respectés.

Effet secondaire : au début très réticents sur le fait de devoir changer leurs méthodes de travail (changer n’est jamais une chose facile…), les collaborateurs du cabinet ont apprécié d’échanger sur leurs pratiques et ont constaté un enrichissement de leurs tâches. Cette approche collaborative a redonné un nouveau souffle à leur manière de travailler, de s’appuyer les uns sur les autres. Elle a également permis d'accroître la satisfaction des clients…

Enfin, cette démarche a également été l’occasion de redonner du sens aux missions du cabinet : celui de l’utilité pour le client et pas seulement la production de bilans.

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