Les antisèches...

« On n’a pas le temps » est certainement une des phrases que l’on entend le plus dans les cabinets … et plus particulièrement pendant la période fiscale. Alors, certes, les échéances sont courtes, les clients exigeants, les équipes pas forcément au complet, etc. Il n’y a pourtant pas de fatalité.

Il est en effet possible de gagner du temps dans les cabinets. Pour mémoire (et facteur de motivation ?), pour une semaine de travail, si vous gagnez ne serait-ce que 15 minutes par jour, vous gagnez … 9 jours par an !

Ca se tente, non ?

 

Comment optimiser son temps

Naturellement, ce n’est pas pendant cette période particulièrement chargée de l’année que l’on va revoir en profondeur ses pratiques. Néanmoins, il n’est pas trop tard pour mettre en place quelques petites règles   simples pour se donner un peu d’air durant la période fiscale (et les garder ensuite car il est dommage de perdre du temps, quelle que soit la saison !).

 

Priorisez vos tâches et arrêtez de gérer des tâches que d’autres peuvent gérer !

La priorisation des tâches permet de gagner du temps et notamment de ne pas se faire kidnapper par des tâches que vous auriez pu éviter. Pour prioriser, un outil simple peut vous aider : la matrice d’Eisenhower. C’est tout bête, mais ça marche bien !

La matrice se présente sous la forme d’un carré composé de 4 cases :

1 - Urgent et important : à faire immédiatement !

• Ces tâches relèvent de votre fonction au sein du cabinet et nécessitent une action rapide : problème client, collaborateur en (vraie) panne sur un bouclage…
• Ce qu’il faut faire : traitez ces tâches en priorité et personnellement.

2- Important mais pas urgent : à planifier !

• Ces activités relèvent de votre fonction au sein du cabinet mais ne sont pas vraiment pressées : réflexion sur le projet de cabinet et les nouvelles missions à proposer aux clients, formation sur l’IA, mise à jour du manuel cabinet pour intégrer les obligations LAB...
• Ce qu’il faut faire : bloquez du temps dans votre agenda pour gérer ces tâches quand vous serez plus disponible, après la période fiscale.

3- Urgent mais pas important : à déléguer !

• Ces tâches ont une échéance proche, mais ne nécessitent pas que vous vous en occupiez personnellement. Elles peuvent être gérées par quelqu'un d’autre au sein du cabinet : révision de certains petits dossiers, réponse à des mails sans enjeu de certains clients, accompagnement et encadrement des collaborateurs juniors qui viennent d’arriver…
• Ce qu’il faut faire : déléguez ces tâches à des collaborateurs qui pourront parfaitement s’en charger (sans leur refiler la patate chaude !) ou traitez rapidement si ce n’est pas possible (et pourquoi demander à ChatGPT de vous filer un coup de main ?).

4- Ni urgent ni important : à éliminer !

• Ce sont des activités sans grand intérêt : réunions où vous n’êtes pas utile, newsletters et webinaires sans intérêt, lire et répondre aux mails de sollicitation pour vous vendre des trucs non sollicités et dont vous n’avez pas besoin…
• Ce qu’il faut faire : éliminez ces tâches purement et simplement (désabonnez-vous une fois pour toute, mettez les newsletters récalcitrantes en courrier indésirable…).

 

L’objectif de la matrice d’Eisenhower est de maximiser le temps consacré aux cases 1 (important/urgent) et 2 (important/non urgent) et de réduire (et même si possible éliminer) le temps consacré aux cases 3 et 4.

Concrètement, dès qu’une tâche se présente (la réception d’un mail, un dossier à réviser, un nouveau client, une question d’un collaborateur…), posez-vous la question : c’est dans quelle case ? Peu à peu, cela deviendra un réflexe. Avec un tout petit peu de pratique et de discipline, c’est super efficace !

 

Planifiez vos tâches et fixez-vous des budgets temps

En fonction de vos priorités du moment, il est essentiel de planifier vos tâches dans un agenda ou une to do list (une application, un fichier Word ou Excel selon vos préférences). Vous devez planifier les tâches à réaliser dans la saison fiscale, le mois, la semaine et la journée. Plus vous vous rapprochez de l’échéance, plus vous devez être précis. Cela permet de ne rien oublier, de hiérarchiser en fonction de l’importance et l’urgence et d’avoir le plaisir de cocher ce qui a été fait en fin de journée (ça fait un bien fou !).

Il est également très important de vous fixer des budgets temps pour les tâches que vous avez à accomplir. Cela évite de perdre du temps à cause de la fameuse loi de Parkinson, qui veut que « le travail s'étend de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Autrement dit, si vous avez 3 heures pour réaliser une tâche, vous y passerez 3 heures, mais si vous avez 6 heures pour la même tâche … vous y passerez 6 heures.

Pensez à mettre une alarme sur votre téléphone quand vous commencez une tâche pour vous alerter sur le temps qui passe et ne pas vous laisser déborder.

 

Réalisez la bonne tâche au bon moment

Dans une journée, toutes les tâches n’ont pas la même complexité et/ou la même importance. Selon la méthode « eat the frog », notre tâche la plus importante de la journée est symbolisée par une grenouille et il convient de démarrer notre journée en « mangeant cette grenouille » ; autrement dit, en réalisant la tâche la plus importante de la journée. Cela permet notamment :

• De se concentrer en priorité sur les tâches essentielles.
• De réaliser les tâches les plus importantes à un moment de la journée durant lequel on est le plus productif (pour la plupart des gens, le matin).
• De se libérer l’esprit pour le reste de la journée.
• D’augmenter sa satisfaction et sa motivation.
• D’éviter la procrastination.

 

Une fois que vous avez mangé votre grenouille du jour, pensez à la pensez à la « rège des 2 minutes ». Si une tâche de votre to do list ne prend que 2 minutes, faites-là tout de suite pour vous en débarrasser. Cela vous évitera de voir les micro-tâches s’accumuler dans votre planning.

 

Autre source de gain de temps et d’efficacité, la technique du traitement par lot (ou « batching »). Cette méthode consiste à regrouper des tâches similaires (gestion des mails, rappel des clients, points en interne, etc.) et à les exécuter en une seule session continue. Cette approche permet de minimiser les interruptions et les transitions entre différentes activités.

 

Limitez les sources de déconcentration et de fragmentation des tâches

De petites astuces faciles à mettre en place vous permettront d’optimiser votre concentration et de limiter la fragmentation des tâches.

• Définissez des plages pour les mails, les appels… : matin, midi, soir. Et les clients nous direz-vous ? On les prévient dans nos signatures de mail ou via un message sur le répondeur que, pendant la période fiscale, leurs appels/mails seront traités dans une plage horaire fixée. Et bien sûr, vous les rappelez vraiment, comme promis !
• Supprimez les perturbations : fermez votre porte (mettez une pancarte « Do not disturb » sur votre porte si nécessaire), supprimez les notifications (mails, réseaux sociaux, etc.), mettez votre téléphone en mode avion, fixez-vous des jours de télétravail pour vous concentrer sur certains dossiers complexes... Chaque interruption, même mineure comme la notification d’un mail, vous perturbe et fait tomber le niveau de concentration.
• Apprenez à dire non ! Ne vous sentez pas obligé de répondre favorablement à toutes les sollicitations.
• Ne commencez pas un dossier tant que vous n’avez pas toutes les pièces pour le terminer. La fragmentation des tâches est une grande source de perte de temps.

 

Une dernière astuce

De nombreuses (petites) actions faciles à mettre en œuvre peuvent donc vous permettre de gagner beaucoup de temps dans une journée. Un autre très bon moyen de gagner du temps est de ne plus faire certaines choses qui nous font perdre du temps au quotidien. Comme le disait Peter Drucker, « rien n'est plus inutile que de faire efficacement ce qu'il ne faudrait pas faire du tout ».

Après avoir analysé vos habitudes de travail et listé les tâches récurrentes qui vous font perdre du temps (interruptions incessantes, réponse immédiate à vos mails, réunions dans lesquelles votre présence n’apporte rien, etc.), dressez la liste des 5-10 actions à éviter et collez-là en évidence sur votre bureau. Vous serez surpris du résultat !

 

Encore une fois, la période fiscale n’est pas le bon moment pour revoir ses méthodes de travail en profondeur, mais il n’est pas trop tard pour procéder à quelques ajustements de dernière minute pour gagner du temps au quotidien. En mettant en œuvre ces quelques bonnes pratiques, votre période fiscale sera plus confortable. Maintenant, à vous de jouer !

 

Vous êtes prêt à vous lancer, mais vous ne savez pas trop comment faire ? Vous aimeriez suivre un séminaire ou être accompagné sur ce sujet ? Laissez-nous un message, nous trouverons une solution adaptée à votre besoin et à vos spécificités.

 

L’équipe b-ready

 

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